Poradňa

Elektronická dokumentácia

Dobrý deň,

súčasná legislatíva podľa mojich vedomostí všeobecne neupravuje proces konverzie, existujú nanajvýš určité parciálne alebo odporúčané postupy (viď. napr tu: http://www.informatizacia.sk/zverejnovanie-informacii/15141s).

Touto problematikou sa bude všeobecne zaoberať pripravovaný zákon o eGovernmente, ktorý sa momentálne nachádza v procese schvaľovania na úrovni Národnej rady SR.

Uvedená otázka má však ešte aj inú stránku - elektronický dokument môže byť rovnocenný iba ak príslušná legislatíva elektronický dokument v danej oblasti vôbec akceptuje (to závisí od konkrétneho konania a dokumentu) a sú splnené potrebné náležitosti (napr. pri podpise sa v elektronickom prostredí podpíše zaručeným elektronickým podpisom (ZEP)).

Čo sa týka uchovávania, tu ešte vstupuje do hry aj dlhodobá archivácia, ktorá má pre organizácie používajúce registratúru osobitné požiadavky v zmysle aktuálneho znenia zákona č. 395/2002 Z. z. o archívoch a registratúrach a príslušných vykonávacích predpisoch.

Pri Vami popisovanom príklade napr. zmlúv si dovoľujem upozorniť, že súčasným postupom ich zverejnenia v elektronickej forme sa nezaručuje ich platnosť, ale iba účinnosť, platnosť je iba v takej podobe, ako bola zmluva vytvorená (listinne alebo elektronicky prostredníctvom ZEP), konverziu dotknutý zákon neupravuje.

Peter Bíro
Tím informatizácia.sk