Poradňa

Čo je pri zverejňovaní dokumentov (Z/F/O) potrebné scanovať?

V tejto chvili je to takto:

• pre (F)aktúry stačia základné údaje (sken nepotrebujete, v tomto prípade je to zbytočná práca a zároveň pri ponechaní podpisov a pečiatok možné ohrozenie vás samotných falšovaním)
• pre (O)bjednávky stačia základné údaje (sken nepotrebujete, navyše okrem toho, čo platí pri faktúre, vás ohrozí ešte aj falšovateľnosť zverejnenej šablóny objednávky)
• pre (Z)mluvy potrebujete dokument (celé znenie), pričom:
  • buď použijete rovno elektronickú verziu, z ktorej ste to tlačili (a anonymizujete osobné údaje) alebo obdobne získate elektronickú verziu od druhej strany (ak ste pôvodnú nepísali vy)
  • alebo to naskenujete, ale musíte z toho spraviť textovo čitateľnú formu (t.j. dá sa v tom vyhľadávať, slová sa dajú označiť a kopírovať atď.):
    • buď použijete softvérové nástroje ako OCR, ktoré dokážu rozoznať písmo, ale potom to musíte aj tak ešte celé prejsť a skontrolovať
    • alebo to do elektronickej podoby prepíšete a doložíte ako alternatívu (pri kratších zmluvách a aspoň trochu schopných „pisároch“ je toto výrazne rýchlejšia cesta). Ak tu alternatívu urobíte vizuálne úplne totožnú s pôvodnou elektronickou, tak ju kľudne môžete použiť aj namiesto skenu.

Z pohľadu štandardov pre IS VS sa požaduje iba jediné – čitateľná podoba.
V prípade F a O to zabezpečíte základnými údajmi (keďže tieto sú dané zákonom 211/2000, pre nás je to dostatočná alternatíva a či tam dáte aj sken je len Vaša vec).
V prípade Z je potrebné mať textovo rozoznateľný dokument, či už priamo, alebo ako alternatívu k skenu (druhá možnosť je podľa nášho názoru zbytočne zdvojená robota).

Na koniec opätovne pripomínam – skeny podpisov ani pečiatok sa nezverejňujú. Z toho jasne vyplýva, že v procese „1. elektronický dokument -> 2. tlač (podpis = platnosť) -> 3. sken -> 4. zverejnenie (účinnosť)” stačí proste použiť prvý a štvrtý krok. Anonymizácia môže nastať v kroku 3 aj 4, takže tá to neovplyvní.